4.3.1 Il reparto logistico

Il reparto logistico, si occupa di tutte le pratiche interenti gli arrivi di merci, al loro controllo e alle verifiche di rispondenza dei documenti di trasporto oltre alla gestione della movimentazione di magazzino, fino alla preparazione della merce in uscita. Tuttavia, i dati riportati e commentati in questa tesi sono relativi esclusivamente alle attività coinvolte direttamente nei processi di approvvigionamento, pertanto quest'ultimo aspetto non è stato considerato nel computo dei costi di gestione delle forniture.
Il personale di questo reparto dell'impresa "A" è composto da una sola persona; ciò è possibile in considerazione del fatto che il magazzino risulta essere relativamente di piccole dimensioni e situato a pochi metri dall'ufficio. Come si approfondirà in seguito, le interferenze ricoprono un peso notevole nell'attività di questo ente. In particolar modo risulta evidente come i continui solleciti verso i fornitori occupino molto del tempo a disposizione dell'impiegato in questione.

A- Reparto logistico - Attività

A- Ricezione e controllo delle merci. Relativamente alla procedure inerenti gli approvvigionamenti, il reparto logistico si occupa di essenzialmente di ricevere e controllare le merci che arrivano nel magazzino dell'impresa, gestendo la documentazione del trasporto, che viene archiviata dopo essere stata registrata in un'apposita area del software gestionale.
Come detto il magazzino risulta essere di dimensioni contenute, proprio perché la merce in arrivo normalmente non è affatto voluminosa; si tratta per la maggior parte di particolari di ferramenta, meccanica, elettronica ed accessoristica (viti, guide, rulli, cuscinetti, lampadine, circuiti elettrici…); per questo motivo gli spostamenti vengono fatti a mano - non necessitando di particolari macchinari - ed in tempi relativamente ridotti, cosi come per i controlli di integrità dei pezzi ed i controlli di rispondenza bolla/pezzi arrivati.

E' particolarmente importante far notare che gli arrivi della merce avvengono mediamente 7 volte al giorno, ma il numero dei colli - ovvero dei pacchi di cui una partita di merce è composta - è di circa 14 pezzi giornalieri. A volte una partita si compone di un solo collo, altre volte anche di 10, statisticamente, tuttavia, il numero di colli per partita di merce arrivata si è rivelato di due, per un totale di 14 pezzi arrivati al giorno.

La bolla di trasporto che accompagna le merce, una volta prelevata ed inserita in sistema, viene archiviata in un apposito raccoglitore; questa, viene trattenuta per motivi fiscali, e normalmente non più utilizzata, se non in casi particolar, visto che tutti i dati che eventualmente dovessero servire, sono presenti in qualsiasi momento nel sistema software dell'impresa e accessibili da qualunque operatore che abbia l'opportunità di lavorare attraverso il sistema. Come si vedrà, anche le fatture vengono trattate allo stesso modo.

Infine, come per tutte le altre operazioni di tutti gli altri enti, è stato calcolato un 5% di tempo "disperso", che si va ad aggiungere ai tempi rilevati al fine di mantenere le tempistiche più aderenti alla realtà del medio-lungo periodo. Infatti, il personale sottoposto a rilevamenti di questo genere, spontaneamente tende ad effettuare le operazioni un po' più velocemente del solito; inoltre bisogna tenere conto che nel medio-lungo periodo, è del tutto naturale che si possano manifestare inconvenienti di varia natura - come malattie o stanchezza -, che possono rallentano i tempi di esecuzione delle operazioni. Si è quantificato queste perdite di efficienza in circa il 5% del tempo medio totale rilevato. Il tempo totale che alla settimana viene utilizzato dal reparto logistico nella attività attinenti gli approvvigionamenti, ammonta ad un totale di 03h 02'00". Tale risultato è stato ottenuto considerando 7 consegne giornaliere di 14 colli in media, senza la presenza di alcuna interferenza. I dati di riferimento completi sono esposti nel paragrafo 5.2, a pagina 205.

B- Reparto logistico - Interferenze

Come si potrà notare dalla tabella riassuntiva 4.5 qui sotto riportata, le interferenze che si possono generare e che possono interessare il reparto logistico sono essenzialmente legate agli errori della merce arrivata e ai ritardi di consegna.

B- Controllo dei fornitori in ritardo di consegna. Una volta al giorno, infatti, viene ricevuta dal reparto commerciale una lista contenente i nominativi dei fornitori che sono in ritardo di consegna e i dati delle partite di merci di riferimento. Tale lista viene controllata attraverso l'incrocio dei dati in possesso del reparto logistico, se necessario, aggiornata, e riconsegnata al reparto commerciale. Al fine di mantenere il data-base aggiornato, ogni giorno vengono svolti 4 controlli sullo stato di consegna dei fornitori, in modo da poter prevenire eventuali ritardi o errori. Queste operazioni richiedono un totale di 01h 24'25" settimanale.

C- Sollecito consegne ai fornitori. Tra le interferenze che il reparto logistico si trova ad affrontare, i solleciti fatti ai fornitori per consegne che avvengono in ritardo risultano particolarmente penalizzanti in termine di tempo. Questi vengono fatti direttamente dal reparto logistico sia per non aumentare la mole di lavoro del reparto commerciale, sia perché questo ente possiede comunque le competenze ed i dati per poter operare in questo senso, almeno finché non si verificano problemi più seri, come la consegna di merci danneggiate o del tipo o della quantità errate. Per il primo sollecito, il mezzo più utilizzato è il telefono, in alternativa al fax. A partire dal secondo sollecito, tuttavia, si preferisce utilizzare il telefono, in quanto permette di ottenere riscontri più rapidamente. E' singolare, e per certi versi sorprendente, constatare con che frequenza si verificano i ritardi nelle consegne; mediamente 2 su 7 sono in ritardo (28,56%) e di queste, la metà richiede ulteriori solleciti e chiarificazioni fino ad un terzo grado di sollecito.

Per rendere meglio l'idea, basti la considerazione che il tempo settimanale impiegato per sollecitare i fornitori (2h 57'10") non è molto diverso da quello impiegato per svolgere le attività principali di riferimento del reparto (3h 02'00").

Le motivazioni dei ritardi che si sono rivelate più frequenti sono state:

1. Errori di valutazione dei fornitori sulla disponibilità o sulla capacità di produrre i pezzi richiesti in sede di preventivo;
2. Errori nel trasmettere le condizioni di fornitura, tali da portare il fornitore o l'impresa al blocco e al rifacimento totale o parziale dell'operazione;
3. Errori ed interferenze interne di fornitori o di vettori (ad esempio errori del personale nel ritrasmettere i dati dell'ordine, sbagliando la data di consegna);
4. Errori ed interferenze nel rapporto fornitore-vettore (difficoltà nella trasmissione dei dati corretti, errori di interpretazione nelle date, problemi negli accordi contrattuali);
5. Errore del vettore nella consegna perché in possesso di dati errati.

Nel caso dell'impresa "A", i solleciti vengono fatti nei confronti dei fornitori, poiché in genere sono questi ad organizzare e ad assumersi il costo dei trasporti. Solo di tanto in tanto è l'impresa a dover predisporre il trasporto, sostenendone direttamente i costi, rivolgendosi a vettori esterni.
Tab. 4.5 : Interferenze rilevate nella gestione delle forniture del reparto logistico.

D/E- Merci consegnate errate o danneggiate. Un altro tipo di interferenza è rappresentato dalla consegna di merci errate nella quantità o nel tipo oppure danneggiate completamente o in parte. In questo caso la funzione del reparto logistico è quella di controllare i dati ed avvisare il reparto commerciale ed amministrativo attraverso il sistema di modo che il primo possa procedere nei confronti dei fornitori. I tempi necessari per svolgere queste operazioni sono rispettivamente di 12'53" e 12'10" alla settimana.

E' interessante notare come la constatazione della consegna errata nella quantità e nel tipo della merce, avvenga attraverso la verifica comparata con i dati dell'ordine, della fattura e della bolla di consegna presenti nel sistema; nel caso la merce consegnata si presenti danneggiata, si ricorre ai dati in sistema nella necessità di individuare esattamente la partita di merce, l'ordine, il fornitore ed il vettore di riferimento al fine di avvisare nel modo più preciso possibile il reparto commerciale.

F- Sostituzione delle merci errate o lese. Si tratta dell'insieme delle operazioni che vanno dalla preparazione della lettere con la quale vengono specificate le motivazione e gli estremi delle merci rese, alla consegna e sostituzione delle stesse. Il reparto logistico avvisa attraverso il sistema, sia il reparto commerciale che quello amministrativo; il tempo richiesto per 2 sostituzioni di merci alla settimana, è pari a circa 24'56".

L'insieme delle interferenze dirette del reparto è di ben 05h 11'34"; nella tabella 4.5 vengono riportati i tempi settimanali riassuntivi delle principali interferenze. I dati a cui far riferimento sono esposti nel paragrafo 5.2, a pagina 206.

C- Reparto logistico - Interferenze trasversali

Le interferenze cosiddette "trasversali", si riferiscono a tutte quei problemi che possono sorgere e causare rallentamenti e ridondanze nelle operazioni, per cause non specifiche del singolo reparto; esse, cioè, si possono verificare "trasversalmente" rispetto a tutti i reparti dell'impresa.

G- Interferenze legate al computer o al fax. Si tratta di problemi comuni, ma che hanno un certo peso nel disperdere tempo e risorse. Per quanto riguarda il fax, questo è attivato tramite computer (per questo è detto fax automatico) senza che vi sia bisogno di stampare un documento, recarsi al fax ed inviarlo a mano. E' il sistema ERP interno che gestisce il fax automatico il quale prevede 10 tentativi di invio di default, terminati i quali bisogna provvedere ad impostare una nuova serie di tentativi di invio; l'alternativa è quella di provare ad inviare manualmente il documento, operazione che, tuttavia, ne presuppone la stampa.

I problemi d'invio di documenti attraverso il fax automatico non sono stati rilevati spesso, ma circa un paio di minuti al giorno vengono comunque spesi proprio per questo motivo. Inoltre bisogna conteggiare circa 1 minuto al giorno che viene perso per problemi di manutenzione al fax (si pensi alla ricarica della carta).

Altre tipi di interferenze derivano dal sistema software; non si tratta di problemi veri e propri, ma di rallentamenti nello svolgimento delle operazioni e nel passaggio da una schermata ad un'altra, dovuto a momentanei sovraccarichi dei computer collegati.

H- Interferenze da errori di varia natura. Accanto alle problematiche connesse all'utilizzo degli strumenti di lavoro, ne esistono altre che possono sorgere in qualunque momento e che sono legate ad errori del personale. Ad esempio, si sono registrati casi in cui il personale, nell'introdurre i dati nel sistema, sbagliava la serie e doveva procedere nuovamente nel digitare codici o nominativi; circa 10 minuti al giorno in media vengono impiegati per ri-sistemare i colli precedentemente già in magazzino. Questo succede, perché, ad esempio, serve ulteriore spazio per una nuova consegna, e si rende quindi necessario un riassetto della disposizione dei colli.
Tab. 4.6 : Interferenze trasversali nella gestione delle forniture del reparto logistico. I- Interferenze su documenti. Infine, si sono rilevati problemi nella ricerca degli archiviatori dei documenti accompagnatori o, a volte, delle fatture: a volte non vengono trovati perché magari utilizzati in quel momento da un collega, o perché non rimessi al loro posto subito. La stessa cosa può accadere per il singolo documento; i motivi per cui vengono ricercati, sono legati all'attività di archiviazione dei documenti accompagnatori ed alla verifica di dati immessi in sistema; si tratta comunque di eventi per i quali vengono dispersi 47'15" settimanali. Come si evince dalla tabella 4.6 - nella quale sono riassunti i tempi delle interferenze trasversali -, sono gli errori del personale a rivestire un'importanza notevole, occupando quasi un'ora e un quarto la settimana del tempo del reparto. I dati completi sono esposti nel paragrafo 5.2, a pagina 208.

D- Reparto logistico - Totale tempo settimanale

Sommando tutti i tempi che mediamente si sono registrati per le attività principali e per le interferenze registrate, si arriva a determinare un valore di 10h 56'19" che ogni settimana il personale del reparto logistico dedica per occuparsi della fase degli approvvigionamenti - come riportato nella tabella 4.7 -. Ciò significa che circa il 27% del tempo settimanale (10h 56' su 40 ore) del reparto viene impiegato per gestire il processo di fornitura, di cui ben il 72% (7h 54'19") sono impiegate per far fronte ad interferenze. Come si può ben capire che si tratta di un valore piuttosto elevato.
Tab. 4.7 : Il tempo che settimanalmente il reparto logistico dedica, in media, alla gestione delle forniture.

E' importante precisare che il restante del tempo settimanale (29h 04' circa) del reparto logistico è dedicato per seguire i movimenti in uscita, contattando i clienti per problemi di consegna che possono insorgere, preparando le partite di merci, gestendo alcuni aspetti dei contatti con i fornitori ed interagendo con gli altri reparti dell'impresa per lo scambio di informazioni.
Fig. 4.8 : I flussi della merce e delle informazioni nelle attività di gestione delle forniture nel reparto logistico.

Qui sopra, nella figura 4.8, vengono riassunti schematicamente i flussi informativi e quelli delle merci che si generano tra il reparto logistico, i fornitori ed i vettori, mettendo in evidenza i rapporti che intercorrono con il reparto commerciale (aggiornamento lista dei fornitori in ritardo di consegna, avviso di problemi di conformità della merce arrivata) ed amministrativo (avviso per problemi di merce).